RUNDGANG DURCH HCM VDocProcess

WORKFLOWDESIGNER

Intuitive und schnell zu erlernende webbasierte Workflow-Engine
Einfache Erstellung und automatische Ausführung von elektronischen Geschäftsprozessen aller Art
Modellierung der Prozesse mit grafischem Drag&Drop-Designer ohne Programmierung
Prozesse sind direkt lauffähig und benötigen keine weitere Integration
Diverseste Prozessstrukturen abbildbar

Alle Funktionen und Bausteine des Workflow-Designers können in der Regel ohne Programmieraufwand konfiguriert werden.

Einfache Erstellung und Ausführung von Geschäftsprozessen aller Art.

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Auch Online-Masken werden mit einem grafischen Formular-Designer in wenigen Minuten erstellt
Umfangreiche Werkzeug-Bibliothek mit Formularfeldern (Textfeld, Datumsfeld, Auswahllisten, Tabellen usw) zur freien Auswahl
Pflichtfelder und Hilfetexte
Automatismen wie dynamische Zeileneinblendungen und automatische Berechnungen einfach abbildbar
Formular kann durch individuelle Farbgestaltung an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden

FORMULARDESIGNER

Mit dem grafischen Workflowdesigner erstellen Sie direkt lauffähige Prozesse – ganz ohne Programmierung.

Die intuitive zu bedienenden Webformulare dienen zur Eingabe der relevanten Daten.

Schnell erlernbar und intuitiv nutzbar durch effizientes Drag&Drop Prinzip.

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MAIL-BENACHRICHTIGUNG

Das System kann automatisch bei jeder Statusänderung oder neuen Aufgabe eine Mail verschicken
Alle Beteiligten werden informiert und gelangen durch einen Link in der Mail direkt auf den entsprechenden Vorgang
Pro Mail können Standardtexte/Templates hinterlegt werden

Jedem Prozessschritt kann eine Zeit hinterlegt werden
Vor Ablauf der Zeitfrist kann das System Erinnungsmails schicken
Wird die Aufgabe nicht innerhalb der definierten Zeitspanne bearbeitet, können Mahnungen und Eskalationsstufen gestartet werden
Auswertung von Zeiten mittels Ampeln in Ansichten möglich

ZEITLICHE VORGABEN

Einfache Hinterlegung von Bearbeitungszeiten im Editierpanel.

Ob eine Aufgabe sich noch im zeitlichen Rahmen befindet oder schon verzögert ist, kann über eine intuitive Ampelanzeige in den Ansichten dargestellt werden.

Jedem Schritt kann eine zeitliche Vorgabe gesetzt werden.

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Automatische E-Mails können bei neuen Aufgaben, zur Erinnerung, Mahnung und Eskalation, sowie bei Delegierungen oder Statusänderungen automatisch vom System verschickt werden.

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ROLLEN- UND RECHTE-KONZEPT

Pro Prozessschritt kann eine eigene Rolle definiert werden
Das Rollen- und Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass jede Rolle nur den Prozessschritt bearbeiten kann, für den sie auch berechtigt ist
Für andere Inhalte kann eine Leseberechtigung vergeben werden
Es sind auch Teil-Anonymisierungen möglich, sodass gewisse Inhalte nur mit gewissen Rechten gelesen werden dürfen

Die Rollen werden als abstrakte Rollen in der Prozessdefinition hinterlegt und später mit realen Personen aus dem Adressbuch verknüpft.

Das Rollen- und Rechtekonzept stellt im Prozess sicher, dass User im Lesemodus keine fremden Inhalte abändern können. Für sie sind Lesebereiche zum Editieren gesperrt.

Das Rollen- und Rechtekonzept steuert, welcher User im Prozess Inhalte einsehen und bearbeiten darf.

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DELEGATIONEN

Damit Aufgaben in der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall nicht liegen bleiben
Delegierungen können für individuelle Zeiträume gesetzt werden
Dabei können einzelne Aufgaben/Prozessschritte oder auch alle Aufgaben insgesamt an eine andere Person delegiert werden
Aufgaben bleiben somit nicht liegen und werden innerhalb definierter Zeiten abgearbeitet

Ein separater Bereich unter "Meine ToDos" kennzeichnet Aufgaben, die ein User an andere Mitarbeiter delegiert hat.

Über einen Delegationsworkflow kann festgelegt werden, für wie lange, an wen und weshalb man Aufgaben delegieren möchten.

Das Delegationsmanagement stellt sicher, dass Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit nicht liegen bleiben.

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LIFE-CYCLE MANAGEMENT

Ändert sich etwas an der Prozessstruktur, kann eine neue Version erstellt werden
Das Life-Cycle Management stellt sicher, dass nichts durcheinander gerät: alte Vorgänge werden in der alten Version abgearbeitet, während neue Vorgänge in der neuen Version starten

Im Studio werden alle Versionen und Varianten eines Prozesses organisiert.

Jeder User sieht anhang der Nummer hinter dem Lösungstitel, in welcher Version er gerade auf einen Prozess zugreift (in diesem Beispiel Version 1.4).

Das Life-Cycle Management erlaubt eine strukturierte Versionierung von Prozessen, ohne dass sich die einzelnen Versionen in die Quere kommen. Es kann auch ein Entwurfsstadium eines neues Prozesses unabhängig vom laufenden aktuellen Prozess getestet werden, bevor dieser ausgerollt wird.

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Darstellung der Daten als Tabelle mit Reitern für unterschiedliche Statis.

Eine spezielle Komponente ermöglich eine webfähige Tabellenkalkulation zur Berechnung und Darstellung von komplexen Auswertungen.

Der Ansichten-Designer ermöglicht eine schnelle Auswertung Ihrer Inhalte in Form von Ansichten/Tabellen/Listen. Suche und Export nach Excel inklusive.

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REPORTING MIT ANSICHTEN

Ansichten sich Übersichten in Tabellen-/Listenform und zeigen Ihnen all Ihre Vorgänge
Ansichten können völlig individuell zusammengestellt werden mit dem Ansichten-Designer: sie legen fest, welche Spalten zu sehen sind, welche Reihenfolge diese haben und ob Sie zusätzliche Filter wie z.B. Fachabteilung oder eine chronoligische Sicht nach Bearbeitungsstatus benötigen
In jeder Ansicht kann zudem mit Volltext-Suche gesucht und die Daten nach Excel exportiert werden

BUSINESS INTELLIGENCE/ REPORTING

Daten aus den unterschiedlichsten Prozessen können über das integrierte Business Intelligence Modul grafisch ausgewertet und dargestellt werden
Es können unterschiedlichste grafische Reports erstellt werden (Kuchen-Diagramme, Balken-Diagramme)
Erstellung von individuellen Dashboards für schnellen und intuitiven Überblick

Darstellung von Auswertungen als intuitiv lesbarer grafischer Report (Kuchen-, Balken-, Punktdiagramme usw.) auch mit Filter- und Auswahlmöglichkeit.

Daten aus den Prozessen und auch aus anderen Systemen können über dieses Modul ausgewertet und dargestellt werden.

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Alle Lösungen mit allen Funktionen werden über eine rollen- und rechtegesteuertes Webportal bedient.

Es stehen verschiedenste Design Templates vorkonfiguriert zur Verfügung.

Der Anwender bedient alle Funktionen im einem intuitiven Webportal.

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WEBPORTAL

Die Portaloberfläche ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden (Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder)
Dies gilt auch für die Online-Formulare: auch hier kann das Look&Feel angepasst werden
Ein integrierter WYSIWYG-Editor erleichert das Erstellen unterschiedlichster Webseiten
Erstellung von individuellen Portalseiten zur einfachen und intuitiven Benutzernavigation im System

DMS / DIGITALE AKTE

Automatische Ablage für alle Dokumente innerhalb einer definierten Ordnerstruktur im Rahmen Ihrer Prozesse
Steuerung von Zugriffsrechten kann automatisch über einen Prozess ablaufen
Schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente durch automatisches Tagging mit Meta-Daten
Individulle Ordnerstrukturen abbildbar

Die einzelnen Module sind individuell anpassbar.

Daten- und Dokumente können mit beliebigen Kategorien versehen werden. Die Steuerung und Verteilung erfolgt über definierte Prozesse.

Ablage und Archivierung von Daten- und Dokumenten kann in Prozessanwendungen oder in speziellen Ablagestrukturen erfolgen.

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Für die einzelnen Geräte kann entweder direkt das Webportal oder eine speziell auf die Größe angepasste Bedienoberfläche verwendet werden. Für das Design steht eine spezielle Designfunktion im grafischen Webdesigner zur Verfügung. Es werden alle Browservarianten sämtlicher Geräte unterstützt.

Es können sämtliche mobile Devices vom Tablet bis zum Smartphone zum Einsatz kommen.

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MOBILE DEVICE/ WEB APP

Alle Prozesse und Anwendungen können auch mobil über eine eigene Web-App verwendet werden
Eignet sich besonders als Frontend zur Eingabe von Daten, z.B. um etwa Anträge, Freigaben u.Ä. mobil über das Smartphone abgeben zu können

ZUSATZMODUL: ERWEITERTE SUCHE (XTENDED SEARCH)

Diese können zu individuellen Suchmasken zusammengestellt und auch als Favoriten abgespeichert werden.

Das Modul Xtended Search sucht für Sie nicht nur in den Prozessen und im Prozess sondern auch über alle Dokumente und Anhänge.

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Xtended Search erlaubt das Suchen sowohl in den einzelnen Anwendungen von HCM VDocProcess, in Dokumenten als auch in den Prozessen
Suchkriterien und Suchfilter können individuell angepasst werden
Anhand eines Suchinterfaces ist auch die Anbindung an andere Datenquellen wie z.B. einer SQL Datenbank möglich
Die Suchen lassen sich als Favoriten oder als gespeicherte Suchen in grafische Bedienoberflächen integrieren, sodass eine sehr intuitive Bedienung über Icons als komplexe Anfragen auf verschiedenste Datenquellen realisiert werden kann

RUNDGANG DURCH HCM VDocProcess

WORKFLOWDESIGNER

Funktionsumfang Workflow-Designer

Workflowdesigner

FORMULARDESIGNER

Workflowdesigner

Webformular

Prozess- und Formulardesigner

MAIL-BENACHRICHTIGUNG

ZEITLICHE VORGABEN

Zeitliche Vorgaben

Auswertung von Zeiten über Ampeln

Zeitliche Vorgaben

Mail Benachrichtigungen

ROLLEN- UND RECHTE-KONZEPT

Rollen- und Rechtekonzept

Rollen-und Rechtekonzept3

Rollen- und Rechtekonzept

DELEGATIONEN

Aufgaben delegieren

Delegationsworkflow

Delegationen

LIFE-CYCLE MANAGEMENT

Life-Cycle

Übersicht zur aktuellen Version

Life-Cycle Management

Ansicht (nach Status)

AnsichtTabelle

Reporting mit Ansichten

REPORTING MIT ANSICHTEN

BUSINESS INTELLIGENCE/ REPORTING

Grafische Reports

Grafische Reports

Business Intelligence/ Reporting

Webportal der Lösungen

Design Templates

Webportal

WEBPORTAL

DMS / DIGITALE AKTE

Teilaspekte des DMS

Kategorisierung und Versionierung

DMS & Digitale Akte

Angepasste Bedienoberfläche

Mobile Devices

MOBILE DEVICE/ WEB APP

ZUSATZMODUL: ERWEITERTE SUCHE (XTENDED SEARCH)

Suchkriterien und Filter

Suche