RUNDGANG DURCH HCM VDocProcess

WORKFLOWDESIGNER
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Intuitive und schnell zu erlernende webbasierte Workflow-Engine
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Einfache Erstellung und automatische Ausführung von elektronischen Geschäftsprozessen aller Art
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Modellierung der Prozesse mit grafischem Drag&Drop-Designer ohne Programmierung
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Prozesse sind direkt lauffähig und benötigen keine weitere Integration
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Diverseste Prozessstrukturen abbildbar


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Auch Online-Masken werden mit einem grafischen Formular-Designer in wenigen Minuten erstellt
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Umfangreiche Werkzeug-Bibliothek mit Formularfeldern (Textfeld, Datumsfeld, Auswahllisten, Tabellen usw) zur freien Auswahl
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Pflichtfelder und Hilfetexte
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Automatismen wie dynamische Zeileneinblendungen und automatische Berechnungen einfach abbildbar
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Formular kann durch individuelle Farbgestaltung an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden
FORMULARDESIGNER
MAIL-BENACHRICHTIGUNG
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Das System kann automatisch bei jeder Statusänderung oder neuen Aufgabe eine Mail verschicken
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Alle Beteiligten werden informiert und gelangen durch einen Link in der Mail direkt auf den entsprechenden Vorgang
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Pro Mail können Standardtexte/Templates hinterlegt werden
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Jedem Prozessschritt kann eine Zeit hinterlegt werden
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Vor Ablauf der Zeitfrist kann das System Erinnungsmails schicken
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Wird die Aufgabe nicht innerhalb der definierten Zeitspanne bearbeitet, können Mahnungen und Eskalationsstufen gestartet werden
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Auswertung von Zeiten mittels Ampeln in Ansichten möglich
ZEITLICHE VORGABEN


ROLLEN- UND RECHTE-KONZEPT
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Pro Prozessschritt kann eine eigene Rolle definiert werden
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Das Rollen- und Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass jede Rolle nur den Prozessschritt bearbeiten kann, für den sie auch berechtigt ist
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Für andere Inhalte kann eine Leseberechtigung vergeben werden
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Es sind auch Teil-Anonymisierungen möglich, sodass gewisse Inhalte nur mit gewissen Rechten gelesen werden dürfen
DELEGATIONEN
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Damit Aufgaben in der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall nicht liegen bleiben
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Delegierungen können für individuelle Zeiträume gesetzt werden
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Dabei können einzelne Aufgaben/Prozessschritte oder auch alle Aufgaben insgesamt an eine andere Person delegiert werden
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Aufgaben bleiben somit nicht liegen und werden innerhalb definierter Zeiten abgearbeitet


LIFE-CYCLE MANAGEMENT
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Ändert sich etwas an der Prozessstruktur, kann eine neue Version erstellt werden
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Das Life-Cycle Management stellt sicher, dass nichts durcheinander gerät: alte Vorgänge werden in der alten Version abgearbeitet, während neue Vorgänge in der neuen Version starten
REPORTING MIT ANSICHTEN
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Ansichten sich Übersichten in Tabellen-/Listenform und zeigen Ihnen all Ihre Vorgänge
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Ansichten können völlig individuell zusammengestellt werden mit dem Ansichten-Designer: sie legen fest, welche Spalten zu sehen sind, welche Reihenfolge diese haben und ob Sie zusätzliche Filter wie z.B. Fachabteilung oder eine chronoligische Sicht nach Bearbeitungsstatus benötigen
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In jeder Ansicht kann zudem mit Volltext-Suche gesucht und die Daten nach Excel exportiert werden


BUSINESS INTELLIGENCE/ REPORTING
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Daten aus den unterschiedlichsten Prozessen können über das integrierte Business Intelligence Modul grafisch ausgewertet und dargestellt werden
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Es können unterschiedlichste grafische Reports erstellt werden (Kuchen-Diagramme, Balken-Diagramme)
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Erstellung von individuellen Dashboards für schnellen und intuitiven Überblick

WEBPORTAL
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Die Portaloberfläche ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden (Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder)
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Dies gilt auch für die Online-Formulare: auch hier kann das Look&Feel angepasst werden
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Ein integrierter WYSIWYG-Editor erleichert das Erstellen unterschiedlichster Webseiten
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Erstellung von individuellen Portalseiten zur einfachen und intuitiven Benutzernavigation im System



DMS / DIGITALE AKTE
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Automatische Ablage für alle Dokumente innerhalb einer definierten Ordnerstruktur im Rahmen Ihrer Prozesse
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Steuerung von Zugriffsrechten kann automatisch über einen Prozess ablaufen
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Schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente durch automatisches Tagging mit Meta-Daten
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Individulle Ordnerstrukturen abbildbar
MOBILE DEVICE/ WEB APP
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Alle Prozesse und Anwendungen können auch mobil über eine eigene Web-App verwendet werden
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Eignet sich besonders als Frontend zur Eingabe von Daten, z.B. um etwa Anträge, Freigaben u.Ä. mobil über das Smartphone abgeben zu können
ZUSATZMODUL: ERWEITERTE SUCHE (XTENDED SEARCH)


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Xtended Search erlaubt das Suchen sowohl in den einzelnen Anwendungen von HCM VDocProcess, in Dokumenten als auch in den Prozessen
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Suchkriterien und Suchfilter können individuell angepasst werden
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Anhand eines Suchinterfaces ist auch die Anbindung an andere Datenquellen wie z.B. einer SQL Datenbank möglich
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Die Suchen lassen sich als Favoriten oder als gespeicherte Suchen in grafische Bedienoberflächen integrieren, sodass eine sehr intuitive Bedienung über Icons als komplexe Anfragen auf verschiedenste Datenquellen realisiert werden kann