RUNDGANG DURCH HCM VDocProcess

WORKFLOWDESIGNER

• Intuitive und schnell zu erlernende webbasierte Workflow-Engine

• Einfache Erstellung und automatische Ausführung von elektronischen Geschäftsprozessen aller Art

• Modellierung der Prozesse mit grafischem Drag&Drop-Designer ohne Programmierung

• Prozesse sind direkt lauffähig und benötigen keine weitere Integration

• Diverseste Prozessstrukturen abbildbar

• Auch Online-Masken werden mit einem grafischen Formular-Designer in wenigen Minuten erstellt

• Umfangreiche Werkzeug-Bibliothek mit Formularfeldern (Textfeld, Datumsfeld, Auswahllisten, Tabellen usw) zur freien Auswahl

• Pflichtfelder und Hilfetexte

• Automatismen wie dynamische Zeileneinblendungen und automatische Berechnungen einfach abbildbar

• Formular kann durch individuelle Farbgestaltung an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden

FORMULARDESIGNER

MAIL-BENACHRICHTIGUNG

• Das System kann automatisch bei jeder Statusänderung oder neuen Aufgabe eine Mail verschicken

• Alle Beteiligten werden informiert und gelangen durch einen Link in der Mail direkt auf den entsprechenden Vorgang

• Pro Mail können Standardtexte/Templates hinterlegt werden

• Jedem Prozessschritt kann eine Zeit hinterlegt werden

• Vor Ablauf der Zeitfrist kann das System Erinnungsmails schicken

• Wird die Aufgabe nicht innerhalb der definierten Zeitspanne bearbeitet, können Mahnungen und Eskalationsstufen gestartet werden

• Auswertung von Zeiten mittels Ampeln in Ansichten möglich

ZEITLICHE VORGABEN

ROLLEN- UND RECHTE-KONZEPT

• Pro Prozessschritt kann eine eigene Rolle definiert werden

• Das Rollen- und Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass jede Rolle nur den Prozessschritt bearbeiten kann, für den sie auch berechtigt ist

• Für andere Inhalte kann eine Leseberechtigung vergeben werden

• Es sind auch Teil-Anonymisierungen möglich, sodass gewisse Inhalte nur mit gewissen Rechten gelesen werden dürfen

DELEGATIONEN

• Damit Aufgaben in der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall nicht liegen bleiben

• Delegierungen können für individuelle Zeiträume gesetzt werden

• Dabei können einzelne Aufgaben/Prozessschritte oder auch alle Aufgaben insgesamt an eine andere Person delegiert werden

• Aufgaben bleiben somit nicht liegen und werden innerhalb definierter Zeiten abgearbeitet

LIFE-CYCLE MANAGEMENT

• Ändert sich etwas an der Prozessstruktur, kann eine neue Version erstellt werden

• Das Life-Cycle Management stellt sicher, dass nichts durcheinander gerät: alte Vorgänge werden in der alten Version abgearbeitet, während neue Vorgänge in der neuen Version starten

REPORTING MIT ANSICHTEN

• Ansichten sich Übersichten in Tabellen-/Listenform und zeigen Ihnen all Ihre Vorgänge

• Ansichten können völlig individuell zusammengestellt werden mit dem Ansichten-Designer: sie legen fest, welche Spalten zu sehen sind, welche Reihenfolge diese haben und ob Sie zusätzliche Filter wie z.B. Fachabteilung oder eine chronoligische Sicht nach Bearbeitungsstatus benötigen

• In jeder Ansicht kann zudem mit Volltext-Suche gesucht und die Daten nach Excel exportiert werden

BUSINESS INTELLIGENCE/ REPORTING

• Daten aus den unterschiedlichsten Prozessen können über das integrierte Business Intelligence Modul grafisch ausgewertet und dargestellt werden

• Es können unterschiedlichste grafische Reports erstellt werden (Kuchen-Diagramme, Balken-Diagramme)

• Erstellung von individuellen Dashboards für schnellen und intuitiven Überblick

DMS / DIGITALE AKTE

• Automatische Ablage für alle Dokumente innerhalb einer definierten Ordnerstruktur im Rahmen Ihrer Prozesse

• Steuerung von Zugriffsrechten kann automatisch über einen Prozess ablaufen

• Schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente durch automatisches Tagging mit Meta-Daten

• Individulle Ordnerstrukturen abbildbar

• Xtended Search erlaubt das Suchen sowohl in den einzelnen Anwendungen von HCM VDocProcess, in Dokumenten als auch in den Prozessen

• Suchkriterien und Suchfilter können individuell angepasst werden

• Anhand eines Suchinterfaces ist auch die Anbindung an andere Datenquellen wie z.B. einer SQL Datenbank möglich

• Die Suchen lassen sich als Favoriten oder als gespeicherte Suchen in grafische Bedienoberflächen integrieren, sodass eine sehr intuitive Bedienung über Icons als komplexe Anfragen auf verschiedenste Datenquellen realisiert werden kann