RUNDGANG DURCH HCM VDocProcess

WORKFLOWDESIGNER

  • Intuitive und schnell zu erlernende webbasierte Workflow-Engine

  • Einfache Erstellung und automatische Ausführung von elektronischen Geschäftsprozessen aller Art

  • Modellierung der Prozesse mit grafischem Drag&Drop-Designer ohne Programmierung

  • Prozesse sind direkt lauffähig und benötigen keine weitere Integration

  • Diverseste Prozessstrukturen abbildbar

Workflowdesigner
Workflowdesigner

Einfache Erstellung und Ausführung von Geschäftsprozessen aller Art.

Funktionsumfang Workflow-Designer
Funktionsumfang Workflow-Designer

Alle Funktionen und Bausteine des Workflow-Designers können in der Regel ohne Programmieraufwand konfiguriert werden.

Workflowdesigner
Workflowdesigner

Einfache Erstellung und Ausführung von Geschäftsprozessen aller Art.

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  • Auch Online-Masken werden mit einem grafischen Formular-Designer in wenigen Minuten erstellt

  • Umfangreiche Werkzeug-Bibliothek mit Formularfeldern (Textfeld, Datumsfeld, Auswahllisten, Tabellen usw) zur freien Auswahl

  • Pflichtfelder und Hilfetexte

  • Automatismen wie dynamische Zeileneinblendungen und automatische Berechnungen einfach abbildbar

  • Formular kann durch individuelle Farbgestaltung an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden

FORMULARDESIGNER

Prozess- und Formulardesigner
Prozess- und Formulardesigner

Schnell erlernbar und intuitiv nutzbar durch effizientes Drag&Drop Prinzip.

Workflowdesigner
Workflowdesigner

Mit dem grafischen Workflowdesigner erstellen Sie direkt lauffähige Prozesse – ganz ohne Programmierung.

Webformular
Webformular

Die intuitive zu bedienenden Webformulare dienen zur Eingabe der relevanten Daten.

Prozess- und Formulardesigner
Prozess- und Formulardesigner

Schnell erlernbar und intuitiv nutzbar durch effizientes Drag&Drop Prinzip.

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MAIL-BENACHRICHTIGUNG

  • Das System kann automatisch bei jeder Statusänderung oder neuen Aufgabe eine Mail verschicken

  • Alle Beteiligten werden informiert und gelangen durch einen Link in der Mail direkt auf den entsprechenden Vorgang

  • Pro Mail können Standardtexte/Templates hinterlegt werden

  • Jedem Prozessschritt kann eine Zeit hinterlegt werden

  • Vor Ablauf der Zeitfrist kann das System Erinnungsmails schicken

  • Wird die Aufgabe nicht innerhalb der definierten Zeitspanne bearbeitet, können Mahnungen und Eskalationsstufen gestartet werden

  • Auswertung von Zeiten mittels Ampeln in Ansichten möglich

ZEITLICHE VORGABEN

Zeitliche Vorgaben
Zeitliche Vorgaben

Jedem Schritt kann eine zeitliche Vorgabe gesetzt werden.

Zeitliche Vorgaben
Zeitliche Vorgaben

Einfache Hinterlegung von Bearbeitungszeiten im Editierpanel.

Auswertung von Zeiten über Ampeln
Auswertung von Zeiten über Ampeln

Ob eine Aufgabe sich noch im zeitlichen Rahmen befindet oder schon verzögert ist, kann über eine intuitive Ampelanzeige in den Ansichten dargestellt werden.

Zeitliche Vorgaben
Zeitliche Vorgaben

Jedem Schritt kann eine zeitliche Vorgabe gesetzt werden.

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Mail Benachrichtigungen
Mail Benachrichtigungen

Automatische E-Mails können bei neuen Aufgaben, zur Erinnerung, Mahnung und Eskalation, sowie bei Delegierungen oder Statusänderungen automatisch vom System verschickt werden.

Mail Benachrichtigungen
Mail Benachrichtigungen

Automatische E-Mails können bei neuen Aufgaben, zur Erinnerung, Mahnung und Eskalation, sowie bei Delegierungen oder Statusänderungen automatisch vom System verschickt werden.

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ROLLEN- UND RECHTE-KONZEPT

  • Pro Prozessschritt kann eine eigene Rolle definiert werden

  • Das Rollen- und Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass jede Rolle nur den Prozessschritt bearbeiten kann, für den sie auch berechtigt ist

  • Für andere Inhalte kann eine Leseberechtigung vergeben werden

  • Es sind auch Teil-Anonymisierungen möglich, sodass gewisse Inhalte nur mit gewissen Rechten gelesen werden dürfen

Rollen- und Rechtekonzept
Rollen- und Rechtekonzept

Das Rollen- und Rechtekonzept steuert, welcher User im Prozess Inhalte einsehen und bearbeiten darf.

Rollen- und Rechtekonzept
Rollen- und Rechtekonzept

Die Rollen werden als abstrakte Rollen in der Prozessdefinition hinterlegt und später mit realen Personen aus dem Adressbuch verknüpft.

Rollen-und Rechtekonzept3
Rollen-und Rechtekonzept3

Das Rollen- und Rechtekonzept stellt im Prozess sicher, dass User im Lesemodus keine fremden Inhalte abändern können. Für sie sind Lesebereiche zum Editieren gesperrt.

Rollen- und Rechtekonzept
Rollen- und Rechtekonzept

Das Rollen- und Rechtekonzept steuert, welcher User im Prozess Inhalte einsehen und bearbeiten darf.

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DELEGATIONEN

  • Damit Aufgaben in der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall nicht liegen bleiben

  • Delegierungen können für individuelle Zeiträume gesetzt werden

  • Dabei können einzelne Aufgaben/Prozessschritte oder auch alle Aufgaben insgesamt an eine andere Person delegiert werden

  • Aufgaben bleiben somit nicht liegen und werden innerhalb definierter Zeiten abgearbeitet

Delegationen
Delegationen

Das Delegationsmanagement stellt sicher, dass Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit nicht liegen bleiben.

Aufgaben delegieren
Aufgaben delegieren

Ein separater Bereich unter "Meine ToDos" kennzeichnet Aufgaben, die ein User an andere Mitarbeiter delegiert hat.

Delegationsworkflow
Delegationsworkflow

Über einen Delegationsworkflow kann festgelegt werden, für wie lange, an wen und weshalb man Aufgaben delegieren möchten.

Delegationen
Delegationen

Das Delegationsmanagement stellt sicher, dass Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit nicht liegen bleiben.

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LIFE-CYCLE MANAGEMENT

  • Ändert sich etwas an der Prozessstruktur, kann eine neue Version erstellt werden

  • Das Life-Cycle Management stellt sicher, dass nichts durcheinander gerät: alte Vorgänge werden in der alten Version abgearbeitet, während neue Vorgänge in der neuen Version starten

Life-Cycle Management
Life-Cycle Management

Das Life-Cycle Management erlaubt eine strukturierte Versionierung von Prozessen, ohne dass sich die einzelnen Versionen in die Quere kommen. Es kann auch ein Entwurfsstadium eines neues Prozesses unabhängig vom laufenden aktuellen Prozess getestet werden, bevor dieser ausgerollt wird.

Life-Cycle
Life-Cycle

Im Studio werden alle Versionen und Varianten eines Prozesses organisiert.

Übersicht zur aktuellen Version
Übersicht zur aktuellen Version

Jeder User sieht anhang der Nummer hinter dem Lösungstitel, in welcher Version er gerade auf einen Prozess zugreift (in diesem Beispiel Version 1.4).

Life-Cycle Management
Life-Cycle Management

Das Life-Cycle Management erlaubt eine strukturierte Versionierung von Prozessen, ohne dass sich die einzelnen Versionen in die Quere kommen. Es kann auch ein Entwurfsstadium eines neues Prozesses unabhängig vom laufenden aktuellen Prozess getestet werden, bevor dieser ausgerollt wird.

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Reporting mit Ansichten
Reporting mit Ansichten

Der Ansichten-Designer ermöglicht eine schnelle Auswertung Ihrer Inhalte in Form von Ansichten/Tabellen/Listen. Suche und Export nach Excel inklusive.

Ansicht (nach Status)
Ansicht (nach Status)

Darstellung der Daten als Tabelle mit Reitern für unterschiedliche Statis.

AnsichtTabelle
AnsichtTabelle

Eine spezielle Komponente ermöglich eine webfähige Tabellenkalkulation zur Berechnung und Darstellung von komplexen Auswertungen.

Reporting mit Ansichten
Reporting mit Ansichten

Der Ansichten-Designer ermöglicht eine schnelle Auswertung Ihrer Inhalte in Form von Ansichten/Tabellen/Listen. Suche und Export nach Excel inklusive.

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REPORTING MIT ANSICHTEN

  • Ansichten sich Übersichten in Tabellen-/Listenform und zeigen Ihnen all Ihre Vorgänge

  • Ansichten können völlig individuell zusammengestellt werden mit dem Ansichten-Designer: sie legen fest, welche Spalten zu sehen sind, welche Reihenfolge diese haben und ob Sie zusätzliche Filter wie z.B. Fachabteilung oder eine chronoligische Sicht nach Bearbeitungsstatus benötigen

  • In jeder Ansicht kann zudem mit Volltext-Suche gesucht und die Daten nach Excel exportiert werden

 

BUSINESS INTELLIGENCE/ REPORTING

  • Daten aus den unterschiedlichsten Prozessen können über das integrierte Business Intelligence Modul grafisch ausgewertet und dargestellt werden

  • Es können unterschiedlichste grafische Reports erstellt werden (Kuchen-Diagramme, Balken-Diagramme)

  • Erstellung von individuellen Dashboards für schnellen und intuitiven Überblick

Business Intelligence/ Reporting
Business Intelligence/ Reporting

Daten aus den Prozessen und auch aus anderen Systemen können über dieses Modul ausgewertet und dargestellt werden.

Grafische Reports
Grafische Reports

Darstellung von Auswertungen als intuitiv lesbarer grafischer Report (Kuchen-, Balken-, Punktdiagramme usw.) auch mit Filter- und Auswahlmöglichkeit.

Grafische Reports
Grafische Reports

Darstellung von Auswertungen als intuitiv lesbarer grafischer Report (Kuchen-, Balken-, Punktdiagramme usw.) auch mit Filter- und Auswahlmöglichkeit.

Business Intelligence/ Reporting
Business Intelligence/ Reporting

Daten aus den Prozessen und auch aus anderen Systemen können über dieses Modul ausgewertet und dargestellt werden.

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Webportal
Webportal

Der Anwender bedient alle Funktionen im einem intuitiven Webportal.

Webportal der Lösungen
Webportal der Lösungen

Alle Lösungen mit allen Funktionen werden über eine rollen- und rechtegesteuertes Webportal bedient.

Design Templates
Design Templates

Es stehen verschiedenste Design Templates vorkonfiguriert zur Verfügung.

Webportal
Webportal

Der Anwender bedient alle Funktionen im einem intuitiven Webportal.

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WEBPORTAL

  • Die Portaloberfläche ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden (Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder)

  • Dies gilt auch für die Online-Formulare: auch hier kann das Look&Feel angepasst werden

  • Ein integrierter WYSIWYG-Editor erleichert das Erstellen unterschiedlichster Webseiten

  • Erstellung von individuellen Portalseiten zur einfachen und intuitiven Benutzernavigation im System

 
 

DMS / DIGITALE AKTE

  • Automatische Ablage für alle Dokumente innerhalb einer definierten Ordnerstruktur im Rahmen Ihrer Prozesse

  • Steuerung von Zugriffsrechten kann automatisch über einen Prozess ablaufen

  • Schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente durch automatisches Tagging mit Meta-Daten

  • Individulle Ordnerstrukturen abbildbar

DMS & Digitale Akte
DMS & Digitale Akte

Ablage und Archivierung von Daten- und Dokumenten kann in Prozessanwendungen oder in speziellen Ablagestrukturen erfolgen.

Teilaspekte des DMS
Teilaspekte des DMS

Die einzelnen Module sind individuell anpassbar.

Kategorisierung und Versionierung
Kategorisierung und Versionierung

Daten- und Dokumente können mit beliebigen Kategorien versehen werden. Die Steuerung und Verteilung erfolgt über definierte Prozesse.

DMS & Digitale Akte
DMS & Digitale Akte

Ablage und Archivierung von Daten- und Dokumenten kann in Prozessanwendungen oder in speziellen Ablagestrukturen erfolgen.

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Mobile Devices
Mobile Devices

Es können sämtliche mobile Devices vom Tablet bis zum Smartphone zum Einsatz kommen.

Angepasste Bedienoberfläche
Angepasste Bedienoberfläche

Für die einzelnen Geräte kann entweder direkt das Webportal oder eine speziell auf die Größe angepasste Bedienoberfläche verwendet werden. Für das Design steht eine spezielle Designfunktion im grafischen Webdesigner zur Verfügung. Es werden alle Browservarianten sämtlicher Geräte unterstützt.

Mobile Devices
Mobile Devices

Es können sämtliche mobile Devices vom Tablet bis zum Smartphone zum Einsatz kommen.

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MOBILE DEVICE/ WEB APP

  • Alle Prozesse und Anwendungen können auch mobil über eine eigene Web-App verwendet werden

  • Eignet sich besonders als Frontend zur Eingabe von Daten, z.B.  um etwa Anträge, Freigaben u.Ä. mobil über das Smartphone abgeben zu können

ZUSATZMODUL: ERWEITERTE SUCHE (XTENDED SEARCH)

Suche
Suche

Das Modul Xtended Search sucht für Sie nicht nur in den Prozessen und im Prozess sondern auch über alle Dokumente und Anhänge.

Suchkriterien und Filter
Suchkriterien und Filter

Diese können zu individuellen Suchmasken zusammengestellt und auch als Favoriten abgespeichert werden.

Suche
Suche

Das Modul Xtended Search sucht für Sie nicht nur in den Prozessen und im Prozess sondern auch über alle Dokumente und Anhänge.

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  • Xtended Search erlaubt das Suchen sowohl in den einzelnen Anwendungen von HCM VDocProcess, in Dokumenten als auch in den Prozessen

  • Suchkriterien und Suchfilter können individuell angepasst werden

  • Anhand eines Suchinterfaces ist auch die Anbindung an andere Datenquellen wie z.B. einer SQL Datenbank möglich

  • Die Suchen lassen sich als Favoriten oder als gespeicherte Suchen in grafische Bedienoberflächen integrieren, sodass eine sehr intuitive Bedienung über Icons als komplexe Anfragen auf verschiedenste Datenquellen realisiert werden kann